Privacyverklaring

Privacyverklaring
van Gereformeerde Thomaskerk te Zierikzee
van de Protestantse Kerk in Nederland

Datum: 22 mei 2018
Versie: 1.0

I. ALGEMEEN

Over deze privacyverklaring

Voor de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten is privacy en een veilige omgeving van
groot belang. De Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten zijn volgens de kerkorde
geroepen tot dienst aan de wereld waarin omzien naar elkaar, betrokkenheid met elkaar en het
vormen van een gemeenschap belangrijke pijlers zijn. De kerk is er voor iedereen. Ook zij die geen lid
zijn van de kerk mogen meedoen, pastoraat of diaconale hulp ontvangen en op andere wijze
participeren in de Protestantse Kerk in Nederland, haar gemeenten en andere organisatievormen.
Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens.
Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen
de kerk. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt.
Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van
zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon bij de kerk is.

Over de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten
De organisatie van de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten is gebonden aan specifieke
(kerkelijke) regels. Deze regels werken ook door in de privacybescherming. De Algemene Verordening
Gegevensbescherming geeft ruimte aan de kerken om conform hun eigen kerkelijke regels gegevens
te verwerken.

De Protestantse Kerk in Nederland bestaat uit lokale gemeenten. De gemeenten en haar diaconiën
bezitten rechtspersoonlijkheid.

Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens
U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan.
Daarom zorgt de gemeente ervoor dat uw privacyrechten en gegevensbescherming op orde zijn door
deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. Binnen de kerk is eenieder die
op basis van zijn kerkelijke functie gegevens ontvangt op grond van ordinantie 4-2 tot geheimhouding
verplicht. Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de
gemeente diverse beleidsmatige maatregelen getroffen.

Uw rechten, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens van de kerk
Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en
organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacy-regels te voldoen1 heeft de
gemeente de coördinatie van die waarborgen belegd bij2 de voorzitter van het College van
Kerkrentmeesters
Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en
de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming te doen kunt u contact opnemen
met: cvk@gereformeerdzierikzee.nl

De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening
Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:

1. Het recht op dataportabiliteit.
   Het recht om uw eigen persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of
   vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te
   ontvangen en/of te verstrekken aan een andere partij.
   1 Overweging 78 bij de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
   2 Een gemeente of diaconie van de Protestantse Kerk in Nederland verwerkt niet op grootschalige schaal
   persoonsgegevens en is derhalve niet verplicht tot het aanstellen van een functionaris persoonsgegevens. Een
   nadere onderbouwing van dit standpunt is op te vragen bij de Dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk in
   Nederland.
   2
2. Het recht op vergetelheid.
   Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving uit de kerk is mogelijk en de gemeente moet
   voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden voorzover de belangen van anderen of de
   legitieme belangen van de kerk zich daar niet tegen verzetten.
3. Recht op inzage.
   Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien.
4. Recht op rectificatie en aanvulling.
   Het recht om de persoonsgegevens die van u worden verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen
   worden gewijzigd indien men van mening is dat deze niet kloppen, voorzover de belangen van
   anderen of de legitieme belangen van de kerk zich hiertegen niet verzetten.
5. Het recht op beperking van de verwerking:
   Het recht om minder gegevens te laten verwerken.
6. Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering.
   Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten. Bij besluiten gaat het om besluitvorming
   voor rechtsgevolgen hebben of de betrokkene in zijn/haar aanmerkelijk belang treffen.
7. Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
8. Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
   

Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met de
gemeente via de contactgegevens hierboven vermeld. Voor uitschrijving als lid van de kerk vereist de
kerkorde dat u een uitdrukkelijk verzoek richt aan de plaatselijke kerkenraad.3
De gemeente zal vervolgens uw verzoek behandelen. De gemeente zal eerst moeten vaststellen of u
daadwerkelijk bent wie u zegt dat u bent en of het recht waarop u zich beroept wel van toepassing is.
Indien dat zo is heeft de gemeente een maand vanaf uw verzoek om aan uw verzoek te voldoen,
tenzij de omstandigheden nopen tot een verlenging van de termijn tot maximaal drie maanden. Bij een
dergelijke verlenging zult u een met redenen omklede verklaring daarover krijgen. De gemeente zal
vervolgens zo goed mogelijk aan uw verzoek voldoen. Bij het voldoen aan uw verzoek moet de
gemeente rekening houden met de privacy-rechten van anderen en het gerechtvaardigd belang en de
gerechtvaardigde activiteiten van de kerk.4

3 Ordinantie 2-2a
4 Artikel 23 lid 1, aanhef en onder i Algemene Verordening Gegevensbescherming.

VERWERKINGEN VANWEGE DE ALGEMENE ORGANISATIE &
LEDENADMINISTRATIE

Gezien de werking van de Protestantse Kerk vindt er in de gemeente een aantal verwerkingen plaats
die direct verband houden met de kerkorde. Het gaat om verwerkingen in het kader van de algemene
organisatie (bijvoorbeeld verkiezingen van ambtsdragers) en de ledenadministratie. In de
onderstaande tabel staat om welke situaties het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de
grondslag voor de verwerking is:

Algemene Organisatie
De organisatie van de kerk kent ambtelijke vergaderingen die leiding geven aan de gemeente. In deze
ambtelijke vergaderingen zitten ambtsdragers die daarin verkozen worden. De orde van de kerk
schrijft voor dat ambtsdragers door de gemeente of door de ambtelijke vergadering worden verkozen.
Binnen deze verkiezingsprocedure worden persoonsgegevens verwerkt. Allereerst worden door
gemeenteleden namen genoemd van die leden die naar hun mening in aanmerking van het ambt
komen.Hierbij worden genoemd:

• Naam
• Voornaam

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, en;
het gerechtvaardigd belang van de kerk om haar ambtelijke structuren vorm te geven naar haar eigen
inrichtingsvrijheid.

Ledenadministratie
De kerk maakt gebruik van een ledenadministratie.

Voor zover bekend en van toepassing worden de volgende burgerlijke gegevens geregistreerd:
● naam en voornamen c.q. voorletters;
● straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres;
● geboortedatum en -plaats;
● geslacht;
● burgerlijke staat met vermelding van de datum van ingang van de huidige burgerlijke staat;

alsmede de volgende kerkelijke gegevens:
● doop, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de
gemeente, respectievelijk kerk respectievelijk parochie, waarbinnen de doop werd bediend;
● belijdenis van het geloof, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en
de naam van gemeente respectievelijk kerk, waar belijdenis van het geloof werd gedaan;
● kerkelijke inzegening van het huwelijk, met vermelding van de datum alsmede van de
kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de inzegening heeft plaatsgevonden;
● kerkelijke zegening van een andere levensverbintenis, met vermelding van de datum alsmede
van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de zegening heeft
plaatsgevonden, wanneer een kerkenraad besloten heeft van de in ordinantie 5-4 geboden
mogelijkheid gebruik te maken;
● datum van overkomst uit een andere gemeente of uit een andere kerkgemeenschap, met
vermelding van de naam van deze gemeente c.q. kerkgemeenschap;
● gegevens in verband met het einde van het lidmaatschap van de gemeente:
● datum van vertrek dan wel overschrijving naar een andere gemeente met vermelding van de
naam van de nieuwe gemeente,
● datum van overlijden,
● datum van vertrek naar het buitenland,
● datum van overgang naar een andere kerkgemeenschap,
● datum van onttrekking aan de gemeenschap van de kerk,
● datum waarop de gemeenschap van betrokkene met gemeente en kerk geacht wordt

• verbroken te zijn;datum van herstel van de gemeenschap met gemeente en kerk als bedoeld in ordinantie 9-5-6
  dan wel ordinantie 10-9-9;
• de aard van de verbondenheid met de gemeente,
  

onder vermelding van de wijkgemeente waartoe betrokkene behoort.

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,en/of;
ter uitvoering van de overeenkomst van het lidmaatschap.

VERWERKINGEN VANWEGE HET PLAATSELIJK LEVEN EN WERKEN VAN DE
KERK

In het kader van het plaatselijk leven en werken van de kerk verwerkt de plaatselijke gemeente
diverse persoonsgegevens. Per verwerkingsstroom staat in onderstaande tabel om welke situatie het
gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is.

Er worden nieuwsbrieven (al dan niet elektronische) verstuurd naar leden van de gemeente, dan wel
personen met wie de gemeente regelmatig contact onderhoudt en/of een relatie heeft om betrokkenen
op de hoogte brengen van de activiteiten van de gemeente. De nieuwsbrieven worden:
wekelijks en 8 maal per jaar wordt een het blad RADAR verstuurd. Hierbij zijn de volgende gegevens
betrokken:

• naam en voornamen
• adres
• e-mailadres

De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, haar
gerechtvaardigd belang, en; de uitvoering van de overeenkomst.

Er worden in de nieuwsbrief gegevens van zieke personen vermeld. Hierbij wordt genoemd:

• naam en voornamen
• adres
• e-mailadres

Voor het vermelden van gegevens rondom ziekte in de nieuwsbrief heeft de gemeente toestemming
verkregen van de betrokkene.

Er wordt een gemeente/ledengids uitgegeven waarin een lijst van alle gemeenteleden is opgenomen.
Deze gids wordt op papier uitgegeven en verstuurd aan de gemeenteleden, maar is daardoor ook voor
een breder pubiek inzichtelijk. De vermelde gegevens zijn:

• naam en voorletters
• straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats;
• telefoonnummer

Opmerking:
In 2017 is de laatste versie van de gemeente en ledengids uitgebracht.
Als deze in de toekomst opnieuw wordt uitgegeven, zal volgens de privicy regels, voor het vermelden
van gegevens van gemeenteleden in deze gids, toestemming verkregen zijn van de betrokkenen.

Tijdens een kerkdienst worden in gebed of anderszins namen van leden van de gemeente genoemd.
De kerkdienst is publiekelijk te volgen via internet of kerkradio. Hierin worden genoemd:

• de naam en voornaam
• gegevens rondom ziekte en gezondheid

De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten
haar gerechtvaardigd belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien
en hen op te dragen aan God.

Er worden opnames zonder beeld van kerkdiensten uitgezonden via kerkomroep.nl.
Het is mogelijk dat bezoekers van de dienst op de geluidsopname te horen zijn, dan wel dat er
gegevens van gemeenteleden in voorbede of op andere momenten tijdens de dienst worden verwerkt.
In de opnames worden genoemd:

• de naam en voornnaam
• gegevens rondom ziekte en gezondheid

Bij bijzondere diensten (rouw-, trouw- doop- en belijdenisdiensten) zijn met de direct betrokkenen
afspraken gemaakt over die registratie
Om al haar leden en al Gods mensen in staat te stellen deze kerkdiensten mee te maken plaatst de
gemeente kerkdiensten online op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar
gerechtvaardigd belang.

Op onze website staan foto’s van functionarissen van de kerk, met daarbij:

• foto
• onderschrift met naam
• onderschrift met kerkelijk ambt

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar
gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.

Op onze website staan foto’s van bezoekers van de kerk op een openbare pagina’s
De kerk verwerkt foto’ s van bezoekers van een activiteit om een beeld te geven van de gemeente. De
gemeente heeft toestemming verkregen van de op de foto duidelijk herkenbare personen om deze op
de website te plaatsen.

Op onze website staan functionarissen van de gemeente/plaatselijke kerk op een openbare pagina,
met daarbij:

• onderschrift met naam
• onderschrift met kerkelijk ambt

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar
gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.

Bij bezoekers van onze website worden er geen cookies geplaatst.

Gemeenteleden worden jaarlijks zowel door de Kerk als door de Diaconie aangeschreven voor het
doen van een financiële bijdrage of toezegging. De hierbij gebruikte gegevens zijn:

• naam, voorletters
• straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats;

Om voldoende financiën te verkrijgen verzoekt de gemeente haar leden op basis van haar
gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang om een financiële bijdrage.

BEWAARTERMIJNEN
Wij zullen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Gegevens van leden
bewaren we in ieder geval zolang zij lid zijn. Bij uitschrijving bewaren we de gegevens nog twee jaar
alvorens deze naar een historisch archief gaan. Soms gelden er wettelijk langere bewaartermijnen.

DOORGIFTE AAN ANDEREN
De gemeente geeft alleen gegevens van haar leden door aan anderen of derden als dat nodig is voor
de uitoefening van haar taken. Daarbij kan met name gedacht worden aan:

• Administratiekantoren
• Bedrijven voor de verzorging van post en/of e-mails
• Internetdiensten (zoals cloud-opslag)

Wij geven geen gegevens door aan landen buiten de EU of bedrijven die niet vallen onder een land
met een adequaat beschermingsniveau.